AI로 구현할 수 있는 업무자동화 예시

01

문서 작성·관리 자동화

1. 계약서 자동 생성·관리

   고객정보와 계약 조건을 연동하여 계약서를 자동 생성하고 계약 이력 및 만료일 관리

2. 문서 자동 수집·분류

   이메일·카톡·공유폴더로 접수되는 문서를 자동 수집하고 문서 유형별로 분류·저장

3. 문서 정보 추출·등록

   견적서·계약서·거래명세서에서 필요한 정보를 추출하여 업무 시스템에 자동 등록

02

엑셀·데이터 처리 자동화

1. 엑셀 자동 수집·통합

   여러 부서나 거래처에서 전달되는 엑셀 파일을 자동 수집하고 통합

2. 엑셀 양식 자동 변환

   거래처마다 다른 엑셀 양식을 표준 형식으로 변환하고 데이터베이스에 저장

3. 데이터 자동 검증·정제

   정기적으로 수집되는 데이터의 중복·누락·오류를 검사하고 결과를 담당자에게 전달

03

매출·비용·경영 분석 자동화

1. 매출 실적 자동 분석

   ERP·엑셀 매출자료를 정기적으로 수집하여 일별·월별 매출과 증감률 분석

2. 거래처·영업실적 자동 분석

   거래처별 매출과 영업사원별 실적을 분석하고 목표 미달·거래 감소 현황 알림

3. 비용·수익 이상 징후 분석

   매출·매입·지출 데이터를 통합하여 비용 급증이나 수익성 악화 징후 자동 탐지

04

보고서 작성·발송 자동화

1. 정기 경영 보고서 자동 생성

   매출·비용·영업 데이터를 수집하여 일간·주간·월간 보고서 생성

2. 부서별 실적 보고서 자동 취합

   부서별 업무자료를 통합하여 경영진 보고서 작성

3. 보고서 자동 배포

   지정된 일정에 보고서를 생성하여 이메일·메신저로 발송하고 발송 이력 관리

05

이메일·고객문의 응대 자동화

1. 고객문의 자동 접수·배정

   홈페이지·이메일·카톡 문의를 자동 수집하고 문의 유형에 따라 담당자 배정

2. AI 고객문의 답변 자동화

   회사 지식자료를 기반으로 답변을 생성하고 승인 또는 설정된 조건에 따라 발송

3. 미처리 문의 자동 추적

   접수된 문의의 처리 상태를 확인하고 답변 지연 시 담당자에게 자동 알림

06

영업·견적 업무 자동화

1. 견적 요청 자동 접수·분석

   이메일·홈페이지·메신저 등으로 접수된 견적 요청에서 품목·수량·규격을 추출

2. 견적서 자동 생성·승인

   상품 단가표와 거래 조건을 연동하여 견적서를 생성하고 담당자 승인 후 발송

3. 견적 후속 업무 자동화

   견적 발송 후 고객 응답 여부를 확인하고 미응답 건에 대한 후속 연락 알림

07

고객관리·상담·예약 자동화

1. AI 고객상담 시스템

   홈페이지·메신저 상담을 접수하고 회사 자료를 기반으로 자동 응대 및 상담 이력 저장

2. 상담내용 자동 분석·등록

   전화·채팅 상담내용을 분석하여 고객 요청사항을 추출하고 기존 고객관리 시스템에 등록

3. 예약·재방문 안내 자동화

   업무시간 이외에도 예약 시스템과 연동하여 예약등록, 방문 전 알림, 재방문 대상 고객 안내 자동 발송

08

마케팅 콘텐츠 제작·SNS 운영 자동화

1. 상품정보 연동 콘텐츠 자동 생성

   상품 DB나 홈페이지의 신규 상품정보를 기반으로 홍보 콘텐츠 자동 생성

2. SNS 콘텐츠 승인·자동 게시

   생성된 콘텐츠를 담당자가 승인하면 여러 SNS 채널에 자동 등록

3. 마케팅 성과 자동 수집·분석

   SNS·광고 플랫폼의 성과 데이터를 정기적으로 수집하여 통합 보고서 생성

09

회계·정산 보조 자동화

1. 세금계산서·증빙자료 자동 수집

   이메일·파일 저장소에서 세금계산서와 영수증을 수집하고 거래정보 추출

2. 입금·청구 내역 자동 대조

   은행 거래내역과 청구자료를 비교하여 미입금·금액 불일치 건 자동 검출

3. 월별 정산자료 자동 생성

   매출·매입·지출자료를 통합하여 월별 정산 보고서 생성 및 담당자 전달

10

구매·발주·재고 분석 자동화

1. 공급업체 견적 자동 비교

   이메일로 접수된 공급업체별 견적서를 분석하여 가격·납기 비교표 생성

2. 발주서 자동 생성·전달

   승인된 구매 요청자료와 거래처 정보를 연동하여 발주서 생성 및 발송

3. 재고 부족·과잉 자동 알림

   기존 재고·판매 시스템의 데이터를 분석하여 부족·과잉 재고 발생 시 알림

11

인사·근태·급여자료 자동화

1. 근태자료 자동 수집·집계

   출퇴근 시스템이나 엑셀 근태자료를 정기적으로 수집하여 근무시간 집계

2. 초과근무·근태 이상 자동 분석

   연장근무, 지각, 조퇴, 출퇴근 누락 등을 분석하고 담당자에게 알림

3. 급여 기초자료 자동 생성

   근무시간·휴가·수당자료를 통합하여 급여 프로그램에 전달할 기초자료 생성

12

사내 지식검색·업무지원 자동화

1. 사내 지식검색 시스템

   업무 매뉴얼·규정·기술자료를 통합하여 직원용 AI 검색 시스템 구축

2. 사내 문서 자동 업데이트

   공유폴더·문서관리 시스템의 변경사항을 감지하여 AI 지식베이스 자동 갱신

3. 업무 요청 자동 처리

   직원이 AI 챗봇에 요청하면 사내 자료를 조회하고 권한에 따라 관련 업무 시스템 실행

13

일정·알림·승인 업무 자동화

1. 계약 만료·갱신 자동 알림

   계약 데이터와 연동하여 만료 예정 계약을 검색하고 담당자에게 알림

2. 업무 마감·지연 자동 알림

   프로젝트·업무관리 시스템에서 마감 예정 및 지연 업무를 확인하여 자동 통보

3. 전자 승인 업무 자동화

   견적서·발주서·업무 요청서의 승인 절차를 자동 진행하고 결과를 관련 시스템에 반영

14

시장조사·정보수집 자동화

1. 경쟁사 가격 자동 모니터링

   공개된 경쟁사 상품 가격을 정기적으로 수집하여 가격 변동 시 알림

2. 정부 지원사업·입찰공고 자동 검색

   기업 업종·지역·조건에 맞는 공고를 정기적으로 검색하고 신규 공고 알림

3. 업계 뉴스·시장동향 자동 보고

   지정된 키워드의 뉴스와 시장정보를 수집·분석하여 정기 보고서 발송

15

업무 시스템 연동·반복작업 자동화

1. 이메일/메신저의 첨부파일 자동 처리

   수신한 첨부파일을 수집·분류하고 데이터 추출 후 업무 시스템에 등록

2. ERP·그룹웨어 데이터 자동 연동

   기존 업무 프로그램의 데이터를 정기적으로 추출·변환하여 다른 시스템으로 전달

3. 시스템 간 업무 자동 실행

   한 시스템의 업무 완료·변경을 감지하여 다른 시스템의 후속 작업 자동 실행

16

AI 챗봇·AI 에이전트 업무 자동화

1. AI 영업·견적 에이전트

   고객 요청 접수부터 상품정보 조회, 견적서 생성, 승인 요청까지 단계별 자동 처리

2. AI 경영분석 에이전트

   매출·비용 데이터를 정기적으로 분석하고 이상 징후 발견 시 보고서와 알림 생성

3. AI 사내 업무처리 에이전트

   직원의 자연어 요청에 따라 여러 업무 시스템을 조회하고 승인된 업무를 자동 실행